1. Persyaratan untuk LSP
1.1 Lembaga sertifikasi
1.1.1 Kebijakan, prosedur, dan administrasi lembaga sertifikasi harus terkait dengan kriteria sertifikasi, harus jujur dan wajar terhadap seluruh calon dan harus memenuhi semua persyaratan dan peraturan perundangundangan yang berlaku.
1.1.2 LSP harus menetapkan kebijakan dan prosedur untuk pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, penundaan atau pencabutan sertifikasi serta perluasan/pengurangan ruang lingkup sertifikasi yang diajukan.
1.1.3 LSP harus membatasi persyaratan, evaluasi dan keputusan sertifikasinya, sesuai dengan hal-hal spesifik yang berkaitan dengan ruang lingkup sertifikasi.
1.2 Struktur organisasi
1.2.1 Struktur LSP harus dibentuk sedemikian rupa sehingga memberikan kepercayaan kepada pihak terkait atas kompetensi, ketidakberpihakan dan integritasnya. Secara khusus, lembaga sertifikasi harus :
a. independen dan tidak memihak dalam kaitannya dengan pemohon, calon dan profesi yang disertifikasi, termasuk dengan pemiliki dan pelanggannya dan harus mengambil langkah yang dapat menjamin operasi yang layak;
b. bertanggung jawab atas keputusannya berkaitan dengan pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, penundaan dan pencabutan sertifikasi serta perluasan/pengurangan ruang lingkup yang diajukan.
c. mengidentifikasi manajemen (kelompok atau profesi) yang memiliki tanggung jawab menyeluruh untuk:
· evaluasi, sertifikasi dan survailen sebagaimana ditetapkan dalam pedoman ini, dalam persyaratan kompetensi dan dalam dokumen relevan lain yang berlaku.
· perumusan kebijakan operasi LSP, yang berkaitan dengan sertifikasi profesi.
· keputusan sertifikasi,
· penerapan kebijakan dan prosedurnya
· keuangan lembaga sertifikasi, dan
· pendelegasian kewenangan kepada beberapa komite atau perorangan untuk melakukan kegiatan yang ditetapkan atas namanya.
· memiliki dokumen legalitas hukum atau bagian dari legalitas hokum
1.2.2 LSP harus memiliki struktur terdokumentasi yang menjaga ketidakberpihakan termasuk ketentuan yang menjamin ketidakberpihakan pengoperasian LSP.
1.2.3 LSP harus membentuk komite skema atau nama lain, yang harus bertanggung jawab dalam pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi untuk setiap jenis sertifikasi yang dipertimbangkan.
1.2.4 LSP harus:
· memiliki sumber keuangan yang diperlukan untuk operasi sistem sertifikasi dan untuk membiayai pertanggunggugatan (liability) yang mungkin timbul.
· memiliki kebijakan dan prosedur yang membedakan antara sertifikasi profesi dan kegiatan lainnya,
· menjamin bahwa kegiatan lembaga yang terkait tidak mengkompromikan kerahasiaan objektivitas dan ketidakberpihakan dari sertifikasinya.
1.2.5 LSP tidak boleh menawarkan atau memberikan pelatihan atau membantu pihak lain dalam penyiapan jasa tersebut.
1.2.6 LSP harus menetapkan kebijakan dan prosedur (seperti pedoman pelaksanaan) untuk penyelesaian banding dan keluhan yang diterima dari pemohon, calon, profesi yang disertifikasi dan atasan/institusi tempat profesi yang disertifikasi bekerja serta dari pihak lain mengenai proses kriteria sertifikasi, termasuk kebijakan dan prosedur untuk kinerja profesi yang disertifikasi.
1.2.7 LSP harus memperkerjakan personil permanen atau personil kontrak dalam jumlah yang memadai dengan pendidikan, pelatihan, pengetahuan teknis dan pengalaman yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi sertifikasi sesuai dengan jenis, rentang dan volume pekerjaan yang dilakukan di bawah tanggung jawab manajemen.
1.3 Pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi
1.3.1 LSP harus menetapkan metode dan mekanisme untuk digunakan dalam mengevaluasi kompetensi calon dan harus menetapkan kebijakan dan prosedur yang sesuai untuk pengembangan awal dan pemeliharaan berkelanjutan dari metode dan mekanisme tersebut. CATATAN lampiran A memberikan panduan untuk pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi.
1.3.2 LSP harus menetapkan suatu proses pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi yang mencakup kaji ulang dan validasi skema yang dilakukan oleh komite skema.
1.3.3 LSP harus segera memberikan informasi mengenai setiap perubahan di dalam persyaratan kepada wakil-wakil komite. LSP harus mempertimbangkan pendapat yang disampaikan oleh komite skema sebelum memutuskan bentuk perubahan yang tepat dan tanggal efektif berlakunya perubahan. Setelah pengambilan keputusan dan publikasi mengenai perubahan persyaratan, LSP harus memberikan informasi kepada pihak-pihak yang terkait dan profesi yang disertifikasi. LSP harus memverifikasi bahwa setiap profesi yang disertifikasi memenuhi persyaratan yang diubah dalam periode waktu, yang penetapannya harus mempertimbangkan pendapat komite skema.
1.3.4 Kriteria kompetensi profesi yang dievaluasi harus ditetapkan oleh LSP sesuai dengan pedoman ini dan dokumen relevan lainnya. Jika diperlukan penjelasan untuk penerapan dokumen tersebut terhadap skema sertifikasi yang spesifik, maka penjelasan tersebut harus dirumuskan oleh para ahli, disahkan oleh komite skema dan dipublikasikan oleh lembaga sertifikasi.
1.3.5 Sertifikasi tidak boleh dibatasi atas dasar keuangan atau kondisi lain yang tidak semestinya, seperti keanggotaan dalam asosiasi atau kelompok. Sertifikat kelulusan suatu lembaga pelatihan yang diakui dapat menjadi persyaratan skema sertifikasi. Pengakuan atau persetujuan tersebut oleh LSP, tidak boleh dilakukan dengan mengkompromikan ketidakberpihakan atau mengurangi bobot persyaratan evaluasi dan sertifikasi.
1.3.6 LSP harus mengevaluasi metode ujian calon. Penyelenggaraan ujian harus jujur, absah dan dapat dipertanggungjawabkan. Minimum 1 tahun sekali, metodologi dan prosedur yang tepat (seperti pengumpulan dan pemeliharaan data statistik) harus ditetapkan untuk menegaskan kembali kejujuran, keabsahan, kepercayaan dan kinerja umum setiap ujian dan semua perbaikan perbedaan yang teridentifikasi.
1.4 Sistem manajemen
1.4.1 LSP harus menggunakan sistem manajemen yang didokumentasikan dan mencakup semua persyaratan pedoman ini serta menjamin efektifitas penerapan persyaratan tersebut.
1.4.2 LSP harus menjamin bahwa:
· sistem manajemen ditetapkan dan dipelihara sesuai dengan pedoman ini,
· sistem manajemennya dimengerti dan diterapkan pada semua tingkat organisasi.
1.4.3 LSP harus mempunyai sistem pengendalian dokumen dan audit internal serta kaji ulang manajemen yang sudah diterapkan termasuk ketentuan untuk perbaikan berkelanjutan, tindakan koreksi dan pencegahan.
1.5 Subkontrak
1.5.1 Jika LSP memutuskan untuk mensubkontrakkan pekerjaan yang berkaitan dengan asesmen kepada asesor subkontrak, maka perjanjian terdokumentasi yang mencakup pengaturan, termasuk kerahasiaan dan pencegahan konflik kepentingan harus dituliskan. Keputusan sertifikat tidak boleh disubkontrakkan.
1.5.2 LSP harus:
· bertanggung jawab penuh terhadap pekerjaan yang disubkontrakkan dan tetap bertanggung jawab atas pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, perluasan dan pengurangan ruang lingkup, penundaan atau pencabutan sertifikasi.
· menjamin bahwa subkontraktor tersebut kompeten dan memenuhi ketentuan yang berlaku dalam pedoman ini, dan tidak terlibat baik secara langsung atau melalui atasannya dengan pelatihan atau pemeliharaan sertifikasi personel sedemikian rupa sehingga kerahasiaan dan kenetralan dapat dikompromikan.
· memelihara daftar subkontraknya dan menilai serta memantau kinerjanya sesuai prosedur yang didokumentasikan.
1.6 Rekaman
1.6.1 LSP harus memelihara sistem rekaman sesuai dengan kondisi dan peraturan perundang-undangan, termasuk cara-cara untuk mengkonfirmasikan status profesi yang disertifikasi. Rekaman harus membuktikan bahwa proses sertifikasi telah dipenuhi secara efektif, khususnya yang berkaitan dengan formulir permohonan, laporan evaluasi, kegiatan survailen, dan dokumen lain yang terkait dengan pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, perluasan, pengurangan, penundaan dan pencabutan sertifikasi.
1.6.2 Rekaman harus diidentifikasi, diatur dan dimusnahkan dengan cara yang sesuai untuk menjamin integritas proses dan kerahasiaan informasi tersebut. Rekaman harus disimpan selama periode waktu tertentu untuk memberikan jaminan kepercayaan berkelanjutan, minimal satu siklus sertifikasi penuh, atau sebagaimana yang dipersyaratkan dalam perjanjian pengakuan, kontrak, hukum dan kewajiban lainnya.
1.7 Kerahasiaan
LSP harus menjaga kerahasiaan semua informasi yang diperoleh selama proses kegiatannya, melalui komitmen terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku. Komitmen tersebut harus dilaksanakan oleh semua individu/personil yang bekerja di lembaga sertifikasi, termasuk anggota komite dan lembaga atau individu dari luar yang bekerja atas namanya. Informasi tersebut tidak boleh diberikan kepada pihak yang tidak berwenang tanpa persetujuan tertulis dari organisasi atau individu dari mana informasi diperoleh, kecuali bila perundang-undangan mensyaratkan informasi tersebut harus diungkapkan. Bila lembaga sertifikasi disyaratkan oleh peraturan perundang-undangan untuk mengumumkan informasi tersebut, organisasi atau individu yang bersangkutan harus diberitahu sebelumnya tentang informasi yang diberikan.
1.8 Keamanan
Seluruh soal-soal ujian dan bahan-bahan yang terkait harus dipelihara dalam suatu lingkungan yang aman oleh LSP, atau subkontraktornya untuk melindungi kerahasiaan bahan-bahan tersebut selama masa pakainya.
2. Persyaratan untuk personil permanen atau yang dikontrak oleh lembaga sertifikasi
2.1 Umum
2.1.1 LSP harus menetapkan persyaratan kompetensi bagi personil permanen atau yang dikontrak yang terlibat dalam proses sertifikasi.
2.1.2 LSP mewajibkan personil permanen atau yang dikontrak untuk menandatangai dokumen yang menyatakan komitmennya untuk memenuhi peraturan yang ditetapkan oleh lembaga sertifikasi, termasuk hal-hal yang berkaitan dengan kerahasiaan dan kebebasan dari pengaruh komersial dan pengaruh lainnya dari setiap hubungan sebelum dan/atau saat ini dengan profesi yang diuji yang dapat mengkompromikan kenetralannya.
2.1.3 Uraian tugas dan tanggung jawab yang terdokumentasi dengan jelas harus tersedia bagi setiap Profesi permanen atau yang dikontrak. Mereka harus dilatih sesuai dengan bidang tugasnya, sehingga yang bersangkutan menyadari pentingnya sertifikasi yang ditawarkan. Semua personil yang terlibat dalam setiap aspek kegiatan sertifikasi harus memiliki kualifikasi pendidikan, pengalaman dan keahlian teknis yang sesuai dengan kriteria kompetensi untuk tugas yang ditetapkan.
2.1.4 LSP harus membuat dan memelihara dokumentasi mutakhir mengenai kualifikasi setiap personil. Informasi tersebut harus mudah diakses oleh personil permanen atau yang dikontrak dan harus mencakup:
· nama dan alamat;
· organisasi dan jabatannya;
· pendidikan, jenis dan status personil;
· pengalaman dan pelatihan yang relevan dengan bidang tugasnya
· tanggung jawab dan kewajibannya dalam lembaga sertifikasi;
· penilaian kinerja;
· tanggal pemuktakhiran rekaman
· tanggal pemutakhiran rekaman
2.2 Persyaratan Asesor Kompetensi
2.2.1 Asesor kompetensi harus memenuhi persyaratan LSP berdasarkan persyaratan kompetensi yang berlaku dan dokumen relevan lainnya. Dalam proses pemilihan asesor yang ditugaskan untuk suatu ujian atau bagian dari suatu ujian harus dijamin bahwa asesor kompetensi tersebut minimal:
a. mengerti skema sertifikasi yang relevan
b. memiliki pengetahuan yang cukup mengenai metode ujian dan dokumen ujian yang relevan;
c. memiliki kompetensi yang sesuai dengan bidang yang akan diuji;
d. mampu berkomunikasi dengan efektif baik secara lisan maupun tulisan dalam bahasa yang digunakan dalam ujian, dan
e. bebas dari kepentingan apapun sehingga dapat melakukan penilaian (asesmen) dengan tidak memihak dan tidak diskriminatif.
2.2.2 Jika seseorang asesor kompetensi mempunyai potensi konflik kepentingan dalam ujian dengan calon, LSP harus mengambil langkah-langkah untuk menjamin bahwa kerahasiaan dan kenetralan ujian tidak dikompromikan (lihat 1.2.5). Langkah-langkah tersebut harus direkam.
3. Proses sertifikasi
3.1 Permohonan
3.1.1 Berdasarkan permintaan pemohon, LSP harus memberikan uraian rinci yang mutakhir mengenai proses sertifikasi untuk setiap skema sertifikasi yang sesuai (termasuk biaya). Di samping itu LSP memberikan dokumen yang memuat persyaratan sertifikasi, hak pemohon, serta kewajiban profesi yang disertifikasi termasuk kode etik profesi (lihat 3.6.2).
3.1.2 LSP harus mensyaratkan kelengkapan permohonan, yang ditandatangi oleh pemohon yang meminta sertifikasi dan mencakup:
· lingkup sertifikasi yang diajukan;
· pernyataan bahwa profesi yang bersangkutan setuju memenuhi persyaratan sertifikasi dan memberikan setiap informasi yang diperlukan untuk evaluasi;
· rincian kualifikasi yang relevan didukung dengan bukti dan rekomendasi;
· informasi umum pemohon, seperti nama, alamat dan informasi lain yang disyaratkan untuk identifikasi Profesi.
3.2 Evaluasi
3.2.1 LSP harus mengkaji ulang permohonan sertifikasi untuk menjamin bahwa:
a. LSP mempunyai kemampuan untuk memberikan sertifikasi sesuai ruang lingkup yang diajukan;
b. LSP menyadari kemungkinan adanya kekhususan kondisi pemohon dan dengan alasan yang tepat dapat mengakomodasikan keperluan khusus pemohon seperti bahasa dan/atau ketidakmampuan (disabilities) lainnya;
c. pemohon mempunyai pendidikan, pengalaman dan pelatihan yang disyaratkan dalam skema.
3.2.2 LSP harus menguji kompetensi profesi berdasarkan persyaratan skema melalui satu atau lebih metode seperti tertulis, lisan, praktek, pengamatan atau cara lain.
3.2.3 Ujian harus direncanakan dan disusun sedemikian rupa sehingga dapat menjamin bahwa semua persyaratan skema diverifikasi secara objektif dan sistematis dengan bukti terdokumentasi sehingga memadai untuk menegaskan kompetensi calon.
3.2.4 LSP harus membuat prosedur pelaporan yang menjamin kinerja dan hasil evaluasi termasuk kinerja dan hasil ujian, yang didokumentasikan secara tepat dan dimengerti.
3.3 Keputusan sertifikasi
3.3.1 Keputusan sertifikasi yang ditetapkan untuk seorang calon oleh LSP harus berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama proses sertifikasi. Personel yang membuat keputusan sertifikasi tidak boleh berperan serta dalam pelaksanaan ujian atau pelatihan calon.
3.3.2 LSP harus memberikan sertifikasi kepada semua Profesi yang disertifikasi. LSP harus memelihara kepemilikan sertifikat. Sertifikat tersebut dapat dalam bentuk surat, kartu atau media lainnya, yang ditandatangi atau disahkan oleh Personel LSP yang bertanggung jawab.
3.3.3 Sertifikat tersebut minimal harus memuat informasi berikut:
a. nama Personel yang disertifikasi dan nomor sertifikat;
b. nama lembaga sertifikasi;
c. acuan persyaratan kompetensi atau dokumen relevan lain, termasuk hal-hal yang menjadi dasar dalam sertifikasi;
d. ruang lingkup sertifikasi termasuk batasannya;
e. tanggal efektif sertifikasi dan masa berlaku;
3.4 Survailen
3.4.1 LSP harus menetapkan proses survailen untuk memantau pemenuhan profesi yang disertifikasi dengan persyaratan skema sertifikasi yang relevan.
3.4.2 LSP harus memiliki prosedur dan aturan untuk pemeliharaan sertifikasi sesuai dengan skema sertifikasi. Aturan tersebut termasuk frekuensi dan cakupan kegiatan survailen harus disahkan oleh komite skema. Aturan tersebut harus cukup menjamin adanya evaluasi yang jujur untuk mengkonfirmasikan kompetensi Personel yang disertifikasi.
3.5 Sertifikasi ulang
3.5.1 LSP harus menetapkan persyaratan sertifikasi ulang sesuai dengan persyaratan kompetensi dan dokumen relevan lain untuk menjamin bahwa profesi yang disertifikasi selalu memenuhi sertifikasi yang mutakhir.
3.5.2 LSP harus memiliki prosedur dan aturan untuk pemeliharaan sertifikat sesuai dengan skema sertifikasi. Aturan tersebut termasuk frekuensi dan cakupan kegiatan sertifikasi ulang harus disahkan oleh komite skema. Aturan tersebut harus cukup menjamin adanya evaluasi yang jujur untuk mengkonfirmasikan kompetensi profesi yang disertifikasi.
3.6 Penggunaan sertifikat
3.6.1 LSP harus mensyaratkan bahwa profesi yang disertifikasi menandatangani persetujuan untuk:
a. memenuhi ketentuan skema sertifikasi yang relevan;
b. menyatakan bahwa sertifikasinya hanya berlaku untuk ruang lingkup sertifikasi yang diberikan;
c. tidak menyalahgunakan sertifikasi yang dapat merugikan LSP dan tidak memberikan persyaratan yang berkaitan dengan sertifikasi yang menurut LSP dianggap dapat menyesatkan atau tidak sah;
d. menghentikan penggunaan semua pernyataan yang berhubungan dengan sertifikasi yang memuat acuan LSP setelah dibekukan atau dicabut sertifikasinya serta mengembalikan sertifikat kepada LSP yang menerbitkannya, dan
e. tidak menyalahgunakan sertifikat.
3.6.2 Acuan sertifikasi yang tidak sesuai atau penyalahgunaan sertifikat dalam publikasi, katalog, dll, harus ditangani oleh LSP dengan tindakan perbaikan seperti penundaan atau pencabutan sertifikasi, pengumuman pelanggaran dan, jika perlu tindakan hukum lainnya.
Sumber :
